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物资管理的监察点设计与实践分析 
发布者:cscec4b  发布时间:2014/6/18 14:38:01 查看878次   字体:[] [] []

物资管理的监察点设计与实践分析

 

中建四局一公司/厦门分公司  杨秀春

 

 物资管理是货币转换为物资的过程,是企业经营活动的重要组成部分,物资管理不但为企业的生产经营提供物资数量的保证,还要提供采购物资的质量保证并及时、准确兼顾价格和成本。在建筑企业物资成本在项目成本预算中达到了70%,控制好了是企业利润的重要来源,相反则是企业亏损的无底洞,所以,企业要盈利,必须加大对物资成本的有效监督控制,提高物资运行质量进行效能监察。

 近年来,一公司/厦门分公司监察部在对所立项目的物资管理效能监察中,贯彻“全程”、“全面”的监管理念,实行科学、严谨的监管程序,加强内部控制,保证“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的工作方针落到实处,切实做好物资管理高风险点的效能监察工作。下面是我对物资管理效能监察的几点认识,供奋战在效能监察工作一线的人员参考。

一、效能监察应遵循的原则

1、不能脱离中心。企业作为独立的经济实体,追求利润最大化是其生存的需要。物资管理效能监察也不例外,同样必须服从服务于企业的经济效益。如果脱离了这个中心,效能监察工作就失去本来意义。开展物资管理效能监察,就要牢牢盯紧招标、采购、合同管理和结算管理等各个环节,以阶段性的工作节点为依据跟踪监察,查找问题,及时解决,堵塞漏洞,提高效能。

    2、不能避重就轻效能监察工作要围绕难点和重点问题开展工作,绝不能避重就轻。工作中必须盯住管理的薄弱环节,盯住最易出问题的部门和岗位。对于建筑企业来讲,抓住易腐败、能腐败的部门和关键岗位的业务流程,就把握了效能监察工作的关键。

3、不能姑息放纵企业效能监察工作要紧紧抓抓廉洁、高效这个关键环节,要本着“有法必依,执法必严、违法必究”的原则,敢于动真格,切实查清问题,严肃处理。对执行不力的公司或者项目部给予严肃处理,对责任人追究相关责任,绝不姑息和放纵。

 4、不能固守不变企业效能监察是国有企业监督体系创新的产物,它在创新中产生也必将在创新中发展。因此,在物资采购效能监察工作中,要善于打破常规把效能监察工作向深层次延伸,更好地发挥效能监察的作用。

 5、不能单兵作战效能监察涉及面广、技术性强、任务繁重,仅靠纪检监察部门“单兵作战”是不够的,这和物资管理部门的自我约束是紧密结合,相辅相成,不可分割的。因此,必须建立健全部门协作配合的运行机制充分发挥各自的优势和职能监督作用,促使效能监察的有效开展,达到“管理的再管理、监督的再监督”的有效目的。

二、物资管理效能监察过程中各监察点的检查方法

1、物资供应体制监察

(1)物资供应体制风险点:物资集中采购程度不高,尤其是远离公司总部的分公司和项目部,分散采购倾向比较严重,与局采购中心集中采购脱离。

(2)监察的内容及方法

1)归口管理:通过了解各分公司的物资供应管理体制,检查是否由分公司物资供应部门归口物资供应管理,是否由一位领导主管物资供应工作。

2)集中采购 :通过了解物资采购情况,检查公司内部集中采购是否达到规定要求,是否按规定大宗型物资由局采购中心集中采购,有无擅自采购的行为。

3)统一储备:通过了解企业储备状况,检查是否实行了统一储备,是否实现了储备信息共享和物资统一调剂调度使用。

4)统一结算:通过了解企业资金使用和结算方式,检查企业采购资金是否由物资供应部门统一使用,储备资金是否按核定的储备定额进行控制。

2、计划管理的监察

(1)计划管理容易出现的问题:用料单位不按要求编报需求计划,提报计划随意性大、不准确,导致计划准确率低,供应不及时,物资采购部门未按要求编制、审批采购计划等,导致出现超储、积压、浪费现象。

(2)监察的内容及方法

1)需求计划:通过抽样物资需求计划,检查物资需求计划是否按工程实际需求编报,编报是否准确。

2)采购计划:通过抽样物资采购计划,检查物资采购计划是否符合施工现场需用编制和审批,计划编制是否准确、合理。

3)进场计划:通过抽样物资进场计划,检查物资进场计划是否与现场施工进度和物资需用符合,是否出现超储、积压、浪费现象。

4)计划与采购岗位分设:通过了解企业物资计划与采购分设情况,检查物资计划和采购岗位是否分设,有没有出现编制计划和采购出现同一人的现象。

3、供应商管理的监察

(1)供应商管理容易出现的问题:供应商选择、准入程序不规范,考核评估机制不健全,局总部通报处罚过的供应商,公司层面或者分公司层面仍在继续与其发生业务,中间商采购,分散采购的比例比较大,以设计、使用、技术等形式或指定供应商。

(2)监察的内容及方法

1)供应商资格预审:通过了解企业物资供应商资格预审情况,检查供应商的选择,准入程序是否规范。

2)供应商考核:通过了解企业物资供应商考核情况,检查供应商的考核,考评机制是否健全,是否有违规操作,人情世故左右考评不合理的现象。

4、采购方式的监察

(1)采购方式容易出现的问题:局总部组织集中采购的物资品种,公司或分公司未在框架协议确定的供应商名单选择供应商,未按协议确定的价格执行;招标采购容易出现的问题是明招暗定,虚假招标、寻找借口、规避招标、招标程序不规范,不严谨,使招标流于形式;招标评分标准不合理,评委主观评分的分值大,标底价测算不准确,招标供应商恶意报价等。询比价采购预选的供应商未选择3家或者3家以上;指定采购或明询暗定;参与报价的供应商蓄意串联,相互充当“价托”。

(2)监察的内容及方法

1)协议采购:通过了解企业协议采购情况,检查局总部组织集中采购的物资品种,公司或分公司是否在框架协议确定的供应商名单选择供应商,是否按协议确定的价格执行。

2)招标采购:通过了解企业招标采购情况,检查招标采购是否有明招暗定,虚假招标、寻找借口、规避招标等现象;招标程序是否规范、严谨;招标评分标准是否合理,评委主观评分的分值比例;标底价测算是否准确,招标供应商有没有恶意报价等。

3)询比价采购:通过了解企业询比价采购情况,检查询比价采购预选的供应商是否选择3家或者3家以上;是否有指定采购或明询暗定、参与报价的供应商蓄意串联,相互充当“价托”的情况。

5、价格管理的监察

(1)价格管理容易出现的问题:企业不注重市场价格调研,或受利益驱动,采购物资的价格,高于局总部发布采购指导价格或高于市场价格。采购价格不能突破局采购中心发布的采购指导价格,对于属于局采购中心统一采购的物资,各公司不得擅自突破局采购中心与供应商确定的采购价格。

(2)监察的内容及方法

1)价格确定:通过了解企业价格确定情况,检查企业是否有受利益驱动,采购物资的价格,高于局总部发布采购指导价格或高于市场价格的现象。

2)价格调整:通过了解企业价格调整情况,检查企业是否根据市场行情调整物资采购价格。

6、物资储备管理监察

(1)物资储备管理容易出现的问题:库存物资未做到统一调度、集中储备;物资处理结构不合理,库存物资长期无动态;造成库存物资积压责任不清,没有处罚措施。

(2)监察的内容及方法

1)储备定额的控制:通过了解企业物资储备定额控制情况,检查库存物资是否做到统一调度、集中储备。

2)积压物资处理:通过了解企业积压物资处理情况,检查物资处理结构是否合理,库存物资是否处于长期无动态;造成库存物资积压责任不清,有没有处罚措施。

7、废旧物资处理管理监察

(1)废旧物资管理容易出现的问题:废旧物资管理制度不健全、完善,流程不规范,责任人不明确审批流程不规范

(2)监察的内容及方法

1)废旧物资管理制度体系:通过了解各分公司的废旧物资管理体制,检查制度是否健全、合理、流程是否规范,责任人是否明确

2)废旧物资处理环节:通过了解项目废旧物资处理流程,检查项目废旧物资处理规格是否合格、审批流程是否规范,收款是否按规定上缴公司财务部。

8、物资采购结算管理监察

(1)物资采购结算管理容易出现的问题:在结算时不关注合同条款中“价款支付方式和时间”,结算随意性大;损耗量与实际用量结算不相符合;物资采购结算中,财务部门未收到物资结算清单和验收单就支付货款。

(2)监察的内容及方法

1)结算实施过程:通过了解企业物资采购结算情况,检查在结算时是否存在不关注合同条款中“价款支付方式和时间”、损耗量与实际用量结算不相符合的现象。

2)价款支付:通过了解企业物资采购价款支付情况,检查企业物资采购价款支付是否符合资金支付规定程序,财务部门是否有未收到物资结算清单和验收单就支付货款的现象。

进一步做好物资管理效能监察的思考

(一)领导重视,是做好效能监察工作的基础。公司党政领导要高度重视效能监察工作,成立效能监察领导小组,具体领导和指导效能监察工作。明确职责,充实力量,及时协调和解决效能监察过程中碰到的问题,增强了纪检监察人员开展工作的信心和决心。

(二)紧扣中心,使效能监察工作具有生命力。企业要重视内部管理尤为重要。抓住物资采购高风险点的效能监察,就是向内部管理要效益,发现影响企业效益的突出问题和经营管理中的薄弱环节,提出完善和改进管理的建议来纠正行为偏差、加强控制,使效能监察工作能真正紧扣中心、融入管理、发挥作用,为企业提高效益服务。

(三)坚持跟踪检查,使效能监察成果得到巩固。监察过程中,存在的问题和监察建议,做好跟踪检查工作帮助协调解决过程中遇到的困难和问题,保证整改措施落实到位,以巩固监察成果。

(四)切实履行监督责任,把效能监察工作做实、做细、做好。要认真履行监督检查职责,加强事前监察,抓苗头,抓防范;突出事中监察,抓隐患,抓纠正;强化事后监察,抓查处,抓改进。要督促优化物资管理业务流程、完善制度、健全机制,堵塞漏洞,强化内控机制建设,建立健全责任追究机制。使物资管理效能监察工作真正做到:选准一个项目、查透一类问题、完善一套制度、规范一项管理,持续提高执行力,发挥效能监察服务中心、促进建设、强化内控、保证发展的作用。

物资管理的效能监察能有效促进企业成本利润的增长,是企业健康持续发展的重要基石。当前,中建四局一公司/厦门分公司处于整合的磨合期,强化高风险点的物资采购效能监察工作,充分发挥效能监察作用,进一步加大对效能监察的监察力度,以提高企业的竞争力,对企业的健康发展将起着越来越重要的作用。

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